Vitaal Ondernemen in de Vrijetijdssector: hoe Veluwse Poort AI en slimme systemen inzet om efficiënter te werken

Vitaal Ondernemen in de Vrijetijdssector: hoe Veluwse Poort AI en slimme systemen inzet om efficiënter te werken

Van bedrijfsuitjes en teambuildingactiviteiten tot vergaderingen, feesten en meerdaagse vriendenweekenden; bij de Veluwse Poort in Dieren is altijd iets te doen. Eigenaar Patrick Peters runt samen met zijn team een veelzijdig recreatiebedrijf waar gastvrijheid en beleving centraal staan. Via het kosteloze programma Vitaal Ondernemen in de Vrijetijdssector van de Groene Metropoolregio ontdekte hij hoe AI en slimme systemen zijn bedrijf efficiënter maken.

Familiebedrijf met volop activiteiten

De Veluwse Poort begon in 1995, toen Patricks vader het bedrijf startte. In 2000 rolde Patrick zelf in het bedrijf en sinds 2011 staat hij aan het roer. In de loop der jaren groeide de locatie uit tot een veelzijdige bestemming. Groepen komen er voor dagarrangementen met ontvangst, activiteiten, eten en drinken. Daarnaast biedt de Veluwse Poort overnachtingen voor vriendenweekenden en meerdaagse uitjes.

“Je kunt bij ons onder andere schieten, klimmen, fietsen en rondtoeren op een e-chopper,” zegt Patrick. “Daarnaast hebben we vier padelbanen en acht tennisbanen. We werken samen met een tennis- en padelvereniging. Zij exploiteren de banen en wij verzorgen de horeca.”

Van workshop naar concreet plan

Na de workshop volgde een gratis 1-op-1-sessie met IT Student Lab op locatie bij de Veluwse Poort. Daar ontstond al snel een concreet plan. “We krijgen heel veel vragen over accommodaties en activiteiten,” legt Patrick uit. “Dat loopt prima, maar het kost veel tijd in de afstemming en communicatie.”

De Veluwse Poort werkt nu nog met verschillende losse systemen en veel handmatig werk. Patrick zocht een oplossing die beter aansluit op zijn wensen. “We willen een reserverings- en offertesysteem dat efficiënter werkt en op maat gemaakt is. Veel standaardpakketten bieden net niet helemaal de oplossing die we zoeken. Ik wil het eenvoudig, snel en makkelijk.”

Slimmere reserveringen en offertes met AI

Samen met IT Student Lab werkt Patrick nu aan een interactieve tool op de website. Patrick wil een tool die gasten stap voor stap helpt bij het boeken van een activiteit of arrangement.

“Het moet geen standaard chatbot zijn. De tool moet echt de juiste vragen stellen. Bijvoorbeeld met hoeveel personen iemand komt, welke activiteit past en wat de wensen zijn. Op basis van die antwoorden maakt het systeem straks bijna automatisch een passende offerte of reservering. Dan staat de offerte al bijna klaar en hoeven wij alleen nog details te finetunen. Fijner voor de gast én voor ons.”

Op termijn wil Patrick het hele proces verder automatiseren: van reservering en planning tot betaling en bevestiging. “Onze database moet ook leren van de vragen die gasten stellen. Zo maken we het systeem steeds slimmer.”

Minder papier en fouten en meer overzicht

Ook intern ziet Patrick nog veel kansen. “We doen nog veel op papier en schrijven gegevens over van het reserveringssysteem naar een planbord. Ondanks dat mijn collega’s dit uitstekend doen, kost het tijd en sluipen er soms fouten in.”

Door systemen aan elkaar te koppelen ontstaat straks één overzicht. “Als alles automatisch gekoppeld is, maak je minder fouten en werk je sneller.” Ook andere systemen wil Patrick beter laten samenwerken. “We hebben een reserveringssysteem voor hotelovernachtingen, een systeem voor groepsactiviteiten en een kassasysteem. Daarnaast willen we de facturatie koppelen aan de boekhouding. Uiteindelijk hoop ik dat dit systeem helpt bij meer maatwerk, minder fouten en meer omzet.”

Workshop als netwerkkans

De workshop leverde Patrick niet alleen nieuwe inzichten op. Ook het netwerk bleek waardevol. “Tijdens de workshop sprak ik iemand van de gemeente Rheden,” vertelt hij. “Via dat contact kwam ik weer in gesprek met iemand die mij helpt met een vergunningstraject. Dat soort dingen ontstaan ook tijdens zo’n bijeenkomst.”

Al met al kijkt Patrick positief terug op zijn deelname aan het programma. “We zijn nog niet klaar, maar ik denk echt dat we hiermee de goede kant op gaan.”